Bei fast jedem Event-Briefing kommt irgendwann die Frage: Getränkepauschale oder Einzelabrechnung? Die Antwort ist nicht so einfach, wie sie klingt – denn beide Modelle haben ihre Berechtigung. Entscheidend sind die Art des Events, die Anzahl der Gäste und Ihr Budget.
Die Getränkepauschale bietet vor allem eines: Planungssicherheit. Sie wissen vorher exakt, was die Getränke kosten werden – egal ob Ihre Gäste ein Glas oder fünf trinken. Gerade bei Firmenevents, wo das Budget vorab genehmigt werden muss, ist das ein enormer Vorteil. Keine Nachkalkulationen, keine Überraschungen auf der Rechnung.
Die Einzelabrechnung lohnt sich bei Events, wo erfahrungsgemäß wenig getrunken wird. Kurze Networking-Empfänge am Vormittag, Konferenzen mit straffer Agenda oder Events mit vielen Autofahrern – hier kann die Pro-Kopf-Abrechnung günstiger sein als eine Pauschale.
Bei Hochzeiten empfehlen wir fast immer die Pauschale. Hochzeitsfeiern dauern lang, die Stimmung ist ausgelassen, es wird gefeiert. Vom Sektempfang über die Weinbegleitung zum Menü bis zu den Drinks auf der Tanzfläche – eine Einzelabrechnung kann hier schnell teurer werden als gedacht. Die Pauschale gibt dem Brautpaar die Freiheit, sich keine Gedanken über jeden einzelnen Drink zu machen.
Auf Messen sieht die Rechnung anders aus. Standcatering mit Kaffee und Wasser für Besucher kalkuliert sich oft besser über eine Pauschale pro Tag. VIP-Catering in der Lounge hingegen kann individuell abgerechnet sinnvoller sein, da die Gästezahl oft schwankt und Premium-Getränke die Pauschale unnötig verteuern würden.
Ein guter Event-Caterer berät Sie ehrlich, welches Modell für Ihre Veranstaltung das richtige ist. Transparente Preise bedeuten auch: keine Empfehlung des teureren Modells, wenn das günstigere besser passt. Fragen Sie nach einer Vergleichsrechnung – ein seriöser Caterer liefert Ihnen beide Varianten.
Die Getränkeauswahl beeinflusst die Kalkulation erheblich. Eine Pauschale mit Champagner und Premium-Spirituosen kostet natürlich mehr als eine mit Prosecco und Standardweinen. Überlegen Sie, welches Niveau zum Anlass passt und wo Sie ohne Qualitätsverlust sparen können.
Hybridmodelle werden immer beliebter. Die Grundversorgung – Wasser, Softdrinks, Kaffee, Hauswein – über eine Pauschale, Premium-Getränke und Cocktails auf Einzelabrechnung. Das gibt Ihnen Kostenkontrolle bei der Basis und Flexibilität bei den Extras.
Unabhängig vom Abrechnungsmodell sollten Sie auf folgende Punkte achten: Ist die Getränkeliste im Angebot klar definiert? Sind Eis, Zitronen und Gläser inklusive? Was passiert mit angebrochenen Flaschen? Gibt es eine Mindestabnahme? Je klarer das Angebot, desto weniger Diskussion am Ende.
Unser Rat aus hunderten Events: Investieren Sie lieber etwas mehr in eine großzügige Pauschale als am Ende eine hohe Einzelrechnung zu bekommen. Ihre Gäste merken, ob am Getränk gespart wird – und das Gefühl, frei bestellen zu können, macht jedes Event entspannter.